El dipòsit virtual dels comptes
El 40% de les empreses fan aquesta gestió per internet, i el 16% dels llibres anuals es presenten per aquest mitjà
El Col·legi de Registradors de la Propietat i Mercantils ha rebut aquest any els llibres anuals de 199.818 companyies espanyoles, el 16,5% del total i un 37% més que en el període fiscal 2008-2009, a través de la plataforma de gestió documental del Servei de Certificació dels Registradors (SCR, www.scregistradores.com). A més, s'espera que aquest any més del 40% de les empreses (més de 450.000) utilitzin el portal electrònic per dipositar els comptes del 2009. L'any passat se'n van presentar 305.000, d'un total d'1.078.588, i el 28% dels 215.907 comptes dipositats per empreses catalanes van ser presentats en forma telemàtica, mentre que el 47% ho van ser en format digital (CD o DVD) i el 25% en paper.
La presentació telemàtica consisteix a enviar els comptes anuals en format digital per internet a la seu electrònica del Col·legi de Registradors de la Propietat. Per a això cal ser abonat dels Serveis Interactius Registrals (www.registradores.org/registrovirtual/init.do) i tenir certificat de firma digital. La plataforma permet la remissió del certificat d'aprovació dels comptes anuals firmat per l'administrador de l'empresa sense necessitat de legalització notarial.
El Registre Electrònic facilita al remitent un justificant de recepció de tots els documents enviats als registres. Genera un nombre d'entrada per als documents que hagin de produir una anotació en el llibre d'entrada, i una empremta digital que garanteix la integritat del document remès al registre i permet detectar qualsevol alteració de la informació en trànsit.
L'SCR comercialitza diferents classes de certificats digitals, com el Segell de Qualitat Registres Mercantils d'Espanya, per a les societats amb pàgina corporativa a Internet, una marca de garantia per a les persones que la visitin, que tindran accés a una informació contrastada sobre les dades de la societat. Els visitants de la plana web amb aquest segell poden accedir al text íntegre dels estatuts socials de l'empresa, a la informació financera disponible en el Registre Mercantil i als noms dels dominis d'internet utilitzats per la companyia.
També ha desenvolupat la solució informàtica Consells Virtuals, que permet celebrar un consell d'administració sense la presència física dels consellers i amb totes les garanties legals, ja que està plenament integrada amb la informació del Registre Mercantil pel que fa a verificació de nomenaments de consellers, consulta de facultats i inscripció dels acords adoptats.
comunicacions intrasocietàries
Mantenen que la comunicació, debat i votació per via telemàtica és perfectament possible, sempre que s'estableixi en els estatuts de l'empresa. En les societats limitades, un pacte social pot obligar l'empresa a tenir una adreça de correu electrònic on atendre les comunicacions dirigides pels socis o administradors. També seria admissible el pacte que obligués la societat a mantenir una pàgina web, i fins i tot imposar als socis l'obligació de mantenir una adreça de correu electrònic a la qual la societat pugui dirigir els missatges i notificacions.
En matèria de convocatòria de la junta general de les societats limitades, la llei permet substituir els anuncis en el Butlletí Oficial del Registre Mercantil (BORME) i en qualsevol diari de circulació en el terme municipal que se situa el domicili social per qualsevol procediment de comunicació, individual i escrita, que asseguri la recepció de l'anunci per tots els socis, i això inclou un pacte estatutari que estableixi com a forma de convocatòria la remissió informàtica al correu electrònic del soci. Tampoc hi ha problema per reglamentar que les reunions del consell d'administració siguin convocades per correu electrònic.
reunions per videoconferència
Pel que fa a les societats anònimes, la llei dóna menys marge d'autonomia que en les limitades, però si del que es tracta és de la convocatòria del consell d'administració i de la junta general, no pot negar-se que els estatuts poden preveure que la convocatòria es realitzi per correu electrònic. I en relació amb les juntes generals, serveixen les mateixes consideracions que en les societats limitades.
Quant a la possibilitat de celebrar una junta d'accionistes d'una societat anònima en múltiples localitzacions, algunes de les quals diferents del lloc del domicili social, no hi ha motiu per considerar inadmissible una clàusula estatutària en aquest sentit. I la reunió del consell d'administració d'una societat anònima es pot fer per videoconferència, sempre que ni els estatuts ho prohibeixin ni els consellers s'hi oposin. També seria lícita la celebració d'una reunió del consell d'administració sense sessió i mitjançant el vot electrònic.
En les societats anònimes també es poden substituir algunes publicacions que exigeix la llei per comunicacions directes als accionistes, que podran realitzar-se per correu electrònic: l'inici del termini per a l'exercici del dret de subscripció preferent, la proposta de compra de les accions quan la societat vagi a reduir capital per adquisició d'accions pròpies per amortitzar-les.
La gestió telemàtica també estalvia temps i costos amb el procés de facturació, tant a l'emissor del document com al receptor. Una factura electrònica és un document amb el mateix contingut que una factura tradicional que es presenta en format digital, i que s'ha de signar digitalment amb un certificat d'una entitat de certificació reconeguda. Cal tenir en compte la quantitat de documents que genera una empresa i també els costos econòmics que comporta un procés de facturació en paper: costos d'impressió, costos d'enviament, costos de manipulació, d'emmagatzematge...