És vox populi: molt sovint les reu­ni­ons són pèrdues de temps. Gent ata­ba­lada per la feina que encara s'ata­bala més a les reu­ni­ons. Egos que cri­den i mal­den per defen­sar allò que és seu sense escol­tar ni res­pec­tar. Monòlegs ina­ca­ba­bles i insu­por­ta­bles. Esforços per convèncer els altres sense inten­tar dei­xar-se convèncer pels altres en con­tra­par­tida. Apa­rents reu­ni­ons cre­a­ti­ves en què la cre­a­ti­vi­tat bri­lla per la seva absència i és subs­tituïda per les qua­tre coses de sem­pre.

El conte de mai aca­bar: les maleïdes reu­ni­ons. Quant de temps inver­tim a les empre­ses en reu­ni­ons poc útils? Quan­tes hores per any assis­tim a reu­ni­ons de les quals no obte­nim gai­rebé cap bene­fici?

Les reu­ni­ons han aca­bat sent el pro­blema, no la solució. Lluny de ser un ins­tru­ment que faci­liti l'escolta, la presa democràtica de deci­si­ons i que incor­pori mètodes par­ti­ci­pa­tius i cre­a­tius, mol­tes vega­des es con­ver­tei­xen en una càrrega que cal supor­tar estoi­ca­ment. “Bufa!”, pen­sem quan ens con­vo­quen a una reunió. “Quin rot­llo!”

Segu­ra­ment hi ha orga­nit­za­ci­ons que han après a fer les reu­ni­ons de manera dife­rent i pro­fi­tosa. Però, en gene­ral, con­ti­nuen sent una assig­na­tura pen­dent. Com ho podem fer, per millo­rar les reu­ni­ons a la nos­tra empresa? Heus aquí algu­nes idees:

Pot ser una bona cosa, sobre­tot quan la reunió és llarga i impor­tant, començar amb una petita medi­tació guiada o, com a mínim, amb un minut de silenci. L'objec­tiu és que tot­hom es con­cen­tri, sigui cons­ci­ent que estem rode­jats d'altres per­so­nes amb emo­ci­ons i opi­ni­ons, i que puguem crear un camp energètic d'unió i col·labo­ració.

Cal que les reu­ni­ons siguin molt visu­als. Més que par­lar, els par­ti­ci­pants hau­rien d'expres­sar les idees amb dibui­xos, story­bo­ards, esque­mes, mapes men­tals... I obli­dar per uns moments el Power­point, a no ser que sigui estric­ta­ment neces­sari. Cal que a les reu­ni­ons hi hagi mate­ri­als de tot tipus: lla­pis i reto­la­dors de colors, paper i fins i tot pin­tu­res.

Cal incor­po­rar, defi­ni­ti­va­ment, l'expressió de les emo­ci­ons a les reu­ni­ons. No podem anar-hi amb la màscara de sem­pre que amaga una part impor­tant de la nos­tra manera de ser. Cal expres­sar des­a­cords, frus­tra­ci­ons i també ale­gries i espe­ran­ces sense que ningú no s'enfadi. Con­tras­tar emo­ci­ons de manera dis­ci­pli­nada és un exer­cici impor­tantíssim per estar en autèntica har­mo­nia. Edward de Bono ja fa anys que ho va veure clar i va incor­po­rar el bar­ret ver­mell, que per­met expres­sar intuïcions, pres­sen­ti­ments, emo­ci­ons i crítiques sense neces­si­tat de jus­ti­fi­car-les.

És impor­tant que hi hagi un coor­di­na­dor que porti les reg­nes de la reunió: que pre­pari els mate­ri­als, cone­gui les tècni­ques par­ti­ci­pa­ti­ves a emprar, sigui hàbil en les dinàmiques d'equip i tin­gui faci­li­tat per la comu­ni­cació asser­tiva.

És impor­tant fer l'esforç de trans­for­mar reu­ni­ons tedi­o­ses en acti­vi­tats diver­ti­des, útils i trans­for­ma­do­res. La clau? Que en aca­bar una reunió els par­ti­ci­pants esti­guin eufòrics, units, amb ganes d'imple­men­tar el que s'ha dit. Per tant, més val fer poques reu­ni­ons però ben orga­nit­za­des i estruc­tu­ra­des, tant en l'aspecte for­mal com en l'infor­mal. La reu­ni­o­ni­tis sense més ni més no acos­tuma a ser una bona pràctica empre­sa­rial.