És vox populi: molt sovint les reunions són pèrdues de temps. Gent atabalada per la feina que encara s'atabala més a les reunions. Egos que criden i malden per defensar allò que és seu sense escoltar ni respectar. Monòlegs inacabables i insuportables. Esforços per convèncer els altres sense intentar deixar-se convèncer pels altres en contrapartida. Aparents reunions creatives en què la creativitat brilla per la seva absència i és substituïda per les quatre coses de sempre.

El conte de mai acabar: les maleïdes reunions. Quant de temps invertim a les empreses en reunions poc útils? Quantes hores per any assistim a reunions de les quals no obtenim gairebé cap benefici?

Les reunions han acabat sent el problema, no la solució. Lluny de ser un instrument que faciliti l'escolta, la presa democràtica de decisions i que incorpori mètodes participatius i creatius, moltes vegades es converteixen en una càrrega que cal suportar estoicament. “Bufa!”, pensem quan ens convoquen a una reunió. “Quin rotllo!”

Segurament hi ha organitzacions que han après a fer les reunions de manera diferent i profitosa. Però, en general, continuen sent una assignatura pendent. Com ho podem fer, per millorar les reunions a la nostra empresa? Heus aquí algunes idees:

Pot ser una bona cosa, sobretot quan la reunió és llarga i important, començar amb una petita meditació guiada o, com a mínim, amb un minut de silenci. L'objectiu és que tothom es concentri, sigui conscient que estem rodejats d'altres persones amb emocions i opinions, i que puguem crear un camp energètic d'unió i col·laboració.

Cal que les reunions siguin molt visuals. Més que parlar, els participants haurien d'expressar les idees amb dibuixos, storyboards, esquemes, mapes mentals... I oblidar per uns moments el Powerpoint, a no ser que sigui estrictament necessari. Cal que a les reunions hi hagi materials de tot tipus: llapis i retoladors de colors, paper i fins i tot pintures.

Cal incorporar, definitivament, l'expressió de les emocions a les reunions. No podem anar-hi amb la màscara de sempre que amaga una part important de la nostra manera de ser. Cal expressar desacords, frustracions i també alegries i esperances sense que ningú no s'enfadi. Contrastar emocions de manera disciplinada és un exercici importantíssim per estar en autèntica harmonia. Edward de Bono ja fa anys que ho va veure clar i va incorporar el barret vermell, que permet expressar intuïcions, pressentiments, emocions i crítiques sense necessitat de justificar-les.

És important que hi hagi un coordinador que porti les regnes de la reunió: que prepari els materials, conegui les tècniques participatives a emprar, sigui hàbil en les dinàmiques d'equip i tingui facilitat per la comunicació assertiva.

És important fer l'esforç de transformar reunions tedioses en activitats divertides, útils i transformadores. La clau? Que en acabar una reunió els participants estiguin eufòrics, units, amb ganes d'implementar el que s'ha dit. Per tant, més val fer poques reunions però ben organitzades i estructurades, tant en l'aspecte formal com en l'informal. La reunionitis sense més ni més no acostuma a ser una bona pràctica empresarial.