En els primers instants de la crisi, quan l'escanyament del crèdit i la caiguda del consum van colpejar amb duresa les empreses, l'estoc va cobrar un protagonisme inusitat. Davant la urgència de limitar al màxim la necessitat de finançament aliè i aconseguir líquid per cobrir les necessitats de tresoreria, molts responsables financers van sortir dels seus despatxos i van encaminar els seus passos cap al magatzem, que de ser allò que estava al darrere de l'empresa havia passat a ser un albelló de recursos que calia controlar. Ara bé, controlar fins a on? Quant es pot reduir un estoc sense que pugui afectar les vendes i/o els clients?

Aquest neguit ha estat la porta d'entrada de tècniques de gestió dels estocs en algunes empreses que fins ara, davant la disjuntiva de si tenir més o menys assortit el magatzem, semblaven deixar-se guiar per aquella dita popular de “Preu per preu, sabates grosses”. Però un inventari sobredimensionat consumeix uns recursos que ara han deixat de ser invisibles. En definitiva, la crisi ha contribuït a palesar que no gestionar correctament els productes dels prestatges té un preu.

A Tools Group, una firma de solucions per a l'optimització dels inventaris, han notat aquest canvi de percepció dels empresaris respecte de la gestió dels estocs, i la primera conseqüència és que ja no fan ganyotes de desconcert quan els van a explicar el seu producte: “La principal barrera és de tipus cultural, perquè la rendibilitat de les tècniques de gestió dels inventaris és altíssima i el retorn, immediat”, explica Josep Presencia, director general de Tools Group.

Trobar l'equilibri en el magatzem evitant tenir recursos immobilitzats que generen despesa més temps del que és necessari depèn bàsicament de dues variables, segons explica Rosa Colomé, codirectora del màster en Retail Internacional d'ESCI-UPF: “Gestionar estocs és bàsicament contestar dues preguntes: quan comprar i quant comprar”. Així, els models de gestió comercial s'organitzen en dos grans grups: uns que mantenen fixa la variable temporal i mouen la de quantitat i altres que ho fan al revés. Aquest segon grup, és a dir, demanar un mateix nombre d'articles just en el moment que es necessiten, permet ajustar millor l'estoc.

Josep Presencia explica que el factor clau per determinar aquest equilibri és el servei que es vulgui oferir als clients. Si l'objectiu és fixar aquest servei en el nivell màxim, caldrà mirar les puntes de demanda que ha tingut l'empresa en la seva història i establir les variables per garantir que no baixi d'aquesta xifra: assegurarem que en un moment de gran demanda, la resposta als clients estigui garantida amb un coixí prou ampli. Però també es pot optar per un nivell de servei alt però no total, perquè d'aquesta manera reduirem els costos.

El resultat de totes aquestes decisions és un conjunt de fórmules matemàtiques a aplicar en cada article. Gràcies a les tecnologies de la informació és possible gestionar les moltíssimes referències d'un magatzem en temps real i amb una certa facilitat. Les TIC també han permès que la gestió dels estocs s'estigui democratitzant fins a tal punt que Josep Presencia assegura que la dimensió empresarial no és un obstacle per a l'adopció d'aquestes tècniques, com tampoc no ho és el sector. Del mig centenar de clients que Tools Group té a Catalunya, hi ha moltes pimes que desenvolupen la seva activitat en camps diferents. “El factor més determinant per a l'adopció de sistemes d'optimització d'estocs és la qualitat del management de l'empresa”, assegura el director general de Tools Group.

En referència al comerç minorista, Rosa Colomé pensa que la major part dels negocis “gestionen els estocs d'una manera intuïtiva”: “La condició sine qua non per poder gestionar els estocs és tenir un registre fidedigne; és a dir, primer cal estar segurs que el que tenim com a estoc a l'ordinador coincideix amb el que realment hi ha a la botiga o al magatzem; si no, de res serveix tenir grans sistemes de gestió”, explica.