La Universitat de Girona (UdG) ha creat un nou programari que millora la gestió dels arxius documentals. Aquesta nova plataforma de gestió ha estat cedida al Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC). Aquesta eina, que ofereix l’empresa 4TIC amb el nom comercial Alejandría, ha estat ideada conjuntament pels tècnics del servei informàtic de la UdG, Salvador Bramon i Marta Sitjà, i els arxivers de la institució, Miquel Casademont i Miquel Serra, i ara mateix ja són set universitats catalanes les que la fan servir. El cap de la Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre de la UdG, Miquel Casademont, destaca “l’opció única per a diferents documents, els costos assequibles, la facilitat de treball i la versatilitat de l’eina”.

La plataforma serveix per gestionar els documents i expedients en suports convencionals, com ara paper, microformes, suports magnètics, i electrònics –textuals, sonors o audiovisuals.

Pel que fa als suports electrònics, no es podien gestionar de conformitat amb els estàndards i recomanacions tècniques ni amb la normativa legal aplicable. Així, la plataforma de la UdG s’ha desplegat per fer efectives les obligacions en matèria de gestió i preservació de documents i expedients electrònics que prescriu la llei estatal 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

Fins ara, els suports físics es gestionaven amb una gran varietat de solucions a vegades ineficients o insegures que ara se substitueixen per un únic sistema que integra els diferents tipus de suports documentals i de gestió integral de tot el cicle de vida de documents i expedients. Aquesta nova aplicació s’ha desplegat davant el canvi legal que entrarà en vigor aquest octubre i que regula la preservació de la informació en format electrònic.

Aquesta plataforma de gestió documental ja és utilitzada per la Universitat Rovira i Virgili (URV), la Universitat de Lleida (UdL), la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), la Universitat de Vic (UVic) i la mateixa UdG. La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló de la Plana també n’és usuària mitjançant el contracte que manté amb l’empresa 4TIC.