La utilització legal de la targeta

Les tar­ge­tes en si matei­xes no són més que un meca­nisme que faci­lita i agi­litza els paga­ments de manera abso­lu­ta­ment legal. El que pot ser il·legal és el trac­ta­ment fis­cal que doni l'empresa als paga­ments que es fan amb elles, per exem­ple, inten­tant de fer pas­sar per des­pe­ses d'empresa una retri­bució més gran al tre­ba­lla­dor, com és el cas dels 15,5 mili­ons d'euros ama­gats a Hisenda amb les tar­ge­tes opa­ques de 82 direc­tius de Bankia.

Encara que nor­mal­ment el lliu­ra­ment de tar­ge­tes s'asso­cia a con­se­llers i alts direc­tius, l'empresa en pot faci­li­tar a qual­se­vol tre­ba­lla­dor que, per la natu­ra­lesa del seu tre­ball o les carac­terísti­ques del seu lloc, neces­siti l'agi­li­tat de paga­ments que pro­por­ci­o­nen, com els comer­ci­als i tre­ba­lla­dors que viat­gen amb freqüència. Perquè l'ús cor­po­ra­tiu de la tar­geta sigui cor­recte, el tre­ba­lla­dor ha de lliu­rar al depar­ta­ment de comp­ta­bi­li­tat la fac­tura i el jus­ti­fi­cant del paga­ment. Si el compte de càrrec és de l'empleat i hi ha paga­ments no jus­ti­fi­cats, sim­ple­ment l'empresa no els reem­bor­sarà, però si el compte és de l'empresa s'han de des­comp­tar de la nòmina perquè en cas con­trari s'han de con­si­de­rar paga­ments en espècie: una retri­bució més gran sub­jecta a retenció en l'IRPF.

Per tenir sota con­trol les des­pe­ses vin­cu­la­des a les tar­ge­tes, la clau és que l'empresa dis­se­nyi un pro­to­col d'actu­ació -que espe­ci­fi­qui clara­ment quins són els usos per­me­sos i els límits-, cone­gut per tots els emple­ats que hi tin­dran accés.

Habi­tu­al­ment, les tar­ge­tes d'empresa s'iden­ti­fi­quen amb tar­ge­tes de crèdit a dis­po­sició del tre­ba­lla­dor perquè aquest pugui rea­lit­zar paga­ments neces­sa­ris per al desen­vo­lu­pa­ment de la seva acti­vi­tat, però n'hi ha de diver­sos tipus. Com les tar­ge­tes cor­po­ra­ti­ves de dèbit o crèdit lli­ga­des als comp­tes cor­rents d'un empleat o de la mateixa soci­e­tat, que per­me­ten deter­mi­nar a pri­ori els usos que se'ls pot donar per part dels seus posseïdors, en la mesura que es poden con­fi­gu­rar límits a les reti­ra­des d'efec­tiu o als tipus de comerç en què es poden uti­lit­zar. A més, faci­li­ten la revisió i auto­rit­zació a poste­ri­ori de les des­pe­ses en què s'ha incor­re­gut. Això faci­lita també la vida a l'empleat, ja que si perd el com­pro­vant d'una ope­ració en efec­tiu o una fac­tura l'ope­ració queda igual­ment regis­trada. Un altre fac­tor a favor de con­trac­tar una tar­geta cor­po­ra­tiva és la fle­xi­bi­li­tat que ofe­reix per ges­ti­o­nar la tre­so­re­ria de l'empresa. Les tar­ge­tes per­me­ten rea­lit­zar una pre­visió de neces­si­tats de caixa amb gran pre­cisió, ja que la data de càrrec sol ser fixa. Les tar­ge­tes d'empresa solen ofe­rir, a més, una sèrie de ser­veis, com l'asse­gu­rança de viatge que sol anar-hi asso­ci­ada o des­comp­tes a les ben­zi­ne­res.

També són molt uti­lit­za­des les tar­ge­tes de pre­pa­ga­ment, en àmbits on són apli­ca­bles exemp­ci­ons fis­cals per als tre­ba­lla­dors (com en els casos de les tar­ge­tes de men­jar o de trans­port), o bé perquè és desit­ja­ble un grau més gran de con­trol per part de l'empresa, com passa en les tar­ge­tes des­ti­na­des a cobrir des­pe­ses de viat­ges o en aque­lles que es fan ser­vir com a incen­tiu per a deter­mi­nats tre­ba­lla­dors. En les die­tes per des­plaçaments no hi ha límits legals als imports que poden fixar les empre­ses, però cal tenir en compte que hi ha unes quan­ti­tats màximes a par­tir de les quals s'ha de tri­bu­tar per IRPF. Per exem­ple, per manu­tenció sense per­noc­tació el màxim exempt de tri­bu­tar són 26,63 euros, i per des­plaçament pri­vat és de 0,19 euros per quilòmetre.

Els asses­sors fis­cals reco­ma­nen que aquest con­trol també se l'apli­quin els autònoms i micro­em­pre­sa­ris, molts dels quals fan ser­vir una sola tar­geta per a les des­pe­ses empre­sa­ri­als i les par­ti­cu­lars. “Per por­tar una gestió més fàcil i evi­tar even­tu­als pro­ble­mes amb Hisenda, és molt reco­ma­na­ble sepa­rar els dos àmbits i que es faci ser­vir una tar­geta només per a les des­pe­ses empre­sa­ri­als”, asse­nyala Josep Maria Noguera, res­pon­sa­ble de l'asses­so­ria fis­cal de l'Asso­ci­ació Pro­fes­si­o­nal de Tècnics Tri­bu­ta­ris de Cata­lu­nya i Bale­ars (APTTCB).

Noguera també alerta que un error molt comú és pen­sar que amb el regis­tre finan­cer de la tar­geta ja n'hi ha prou per deduir les des­pe­ses, quan la rea­li­tat és que s'ha de jus­ti­fi­car docu­men­tal­ment cada des­pesa. Per això, reco­mana fer per a cada acte que com­porta des­pe­ses el que deno­mina un “comu­ni­cat de ruta”, en el qual es deta­llin els imports i els motius.