Les targetes en si mateixes no són més que un mecanisme que facilita i agilitza els pagaments de manera absolutament legal. El que pot ser il·legal és el tractament fiscal que doni l'empresa als pagaments que es fan amb elles, per exemple, intentant de fer passar per despeses d'empresa una retribució més gran al treballador, com és el cas dels 15,5 milions d'euros amagats a Hisenda amb les targetes opaques de 82 directius de Bankia.

Encara que normalment el lliurament de targetes s'associa a consellers i alts directius, l'empresa en pot facilitar a qualsevol treballador que, per la naturalesa del seu treball o les característiques del seu lloc, necessiti l'agilitat de pagaments que proporcionen, com els comercials i treballadors que viatgen amb freqüència. Perquè l'ús corporatiu de la targeta sigui correcte, el treballador ha de lliurar al departament de comptabilitat la factura i el justificant del pagament. Si el compte de càrrec és de l'empleat i hi ha pagaments no justificats, simplement l'empresa no els reemborsarà, però si el compte és de l'empresa s'han de descomptar de la nòmina perquè en cas contrari s'han de considerar pagaments en espècie: una retribució més gran subjecta a retenció en l'IRPF.

Per tenir sota control les despeses vinculades a les targetes, la clau és que l'empresa dissenyi un protocol d'actuació -que especifiqui clarament quins són els usos permesos i els límits-, conegut per tots els empleats que hi tindran accés.

Habitualment, les targetes d'empresa s'identifiquen amb targetes de crèdit a disposició del treballador perquè aquest pugui realitzar pagaments necessaris per al desenvolupament de la seva activitat, però n'hi ha de diversos tipus. Com les targetes corporatives de dèbit o crèdit lligades als comptes corrents d'un empleat o de la mateixa societat, que permeten determinar a priori els usos que se'ls pot donar per part dels seus posseïdors, en la mesura que es poden configurar límits a les retirades d'efectiu o als tipus de comerç en què es poden utilitzar. A més, faciliten la revisió i autorització a posteriori de les despeses en què s'ha incorregut. Això facilita també la vida a l'empleat, ja que si perd el comprovant d'una operació en efectiu o una factura l'operació queda igualment registrada. Un altre factor a favor de contractar una targeta corporativa és la flexibilitat que ofereix per gestionar la tresoreria de l'empresa. Les targetes permeten realitzar una previsió de necessitats de caixa amb gran precisió, ja que la data de càrrec sol ser fixa. Les targetes d'empresa solen oferir, a més, una sèrie de serveis, com l'assegurança de viatge que sol anar-hi associada o descomptes a les benzineres.

També són molt utilitzades les targetes de prepagament, en àmbits on són aplicables exempcions fiscals per als treballadors (com en els casos de les targetes de menjar o de transport), o bé perquè és desitjable un grau més gran de control per part de l'empresa, com passa en les targetes destinades a cobrir despeses de viatges o en aquelles que es fan servir com a incentiu per a determinats treballadors. En les dietes per desplaçaments no hi ha límits legals als imports que poden fixar les empreses, però cal tenir en compte que hi ha unes quantitats màximes a partir de les quals s'ha de tributar per IRPF. Per exemple, per manutenció sense pernoctació el màxim exempt de tributar són 26,63 euros, i per desplaçament privat és de 0,19 euros per quilòmetre.

Els assessors fiscals recomanen que aquest control també se l'apliquin els autònoms i microempresaris, molts dels quals fan servir una sola targeta per a les despeses empresarials i les particulars. “Per portar una gestió més fàcil i evitar eventuals problemes amb Hisenda, és molt recomanable separar els dos àmbits i que es faci servir una targeta només per a les despeses empresarials”, assenyala Josep Maria Noguera, responsable de l'assessoria fiscal de l'Associació Professional de Tècnics Tributaris de Catalunya i Balears (APTTCB).

Noguera també alerta que un error molt comú és pensar que amb el registre financer de la targeta ja n'hi ha prou per deduir les despeses, quan la realitat és que s'ha de justificar documentalment cada despesa. Per això, recomana fer per a cada acte que comporta despeses el que denomina un “comunicat de ruta”, en el qual es detallin els imports i els motius.