A totes no, hi ha pimes fami­li­ars que no en veuen la neces­si­tat.

Reu­nir les per­so­nes que tre­ba­llen jun­tes és posi­tiu perquè es gene­ren siner­gies. La reunió és com­par­tir; com­par­tir pro­ble­mes, perquè es tro­ba­ran més fàcil­ment les solu­ci­ons, i com­par­tir con­tac­tes, idees, etcètera. La reunió és un ins­tru­ment de gestió bàsic al si de les empre­ses. El pro­blema és que no sem­pre les reu­ni­ons es fan amb aquesta visió i d'aquí que hi hagi males reu­ni­ons.

La gent ver­ba­litza que l'excés de reu­ni­ons és el prin­ci­pal pro­blema, però quan ho ana­lit­zes t'ado­nes que en el fons es quei­xen que no ser­vei­xen de res i que tenen la sen­sació de pèrdua de temps.

Les reu­ni­ons poden ser ins­tru­ments per moti­var la plan­ti­lla però poden aca­bar des­mo­ti­vant-la. És una arma de doble tall i per això és tan impor­tant conèixer-la.

Les reu­ni­ons han de ser la con­seqüència d'un procés que comença amb la neces­si­tat d'asso­lir un objec­tiu i con­cloure que la reunió és la millor forma de fer-ho. Per tant, con­vo­car una reunió no ha de ser un recurs automàtic que després es far­ceix de con­tin­gut. A vega­des pot ser molt millor fer tres tru­ca­des telefòniques. D'altra banda, massa sovint el mode­ra­dor es pre­para les reu­ni­ons pen­sant en el que ha de dir, estratègia ideal per a una con­ferència però no per a una reunió. Les reu­ni­ons són inter­canvi d'opi­ni­ons.

Sí, però pre­ci­sa­ment per això penso que la res­pon­sa­bi­li­tat de qui con­voca i modera és molt gran. Molt sovint les acti­tuds que ens moles­ten de deter­mi­na­des per­so­nes són con­seqüència d'acci­ons o omis­si­ons per part del mode­ra­dor.

Pots tro­bar-te per­so­nes que van a les reu­ni­ons amb l'únic objec­tiu de boi­co­te­jar-les o posar en evidència una altra per­sona. Però, insis­teixo, aquí el mode­ra­dor és qui ha de saber ges­ti­o­nar-ho. El mode­ra­dor té una res­pon­sa­bi­li­tat supe­rior a la que hom es pensa.

Malau­ra­da­ment no. Si ho fos es farien menys reu­ni­ons i les que es fes­sin serien més efi­ca­ces. Les capa­ci­tats comu­ni­ca­ti­ves del mode­ra­dor s'infra­va­lo­ren però són bàsiques. Un mode­ra­dor es pot car­re­gar una reunió segons la forma de fer un comen­tari o de for­mu­lar una pre­gunta. I sense habi­li­tat per saber con­cloure una reunió, ¿quan­tes s'aca­ben pos­po­sant fins un altre moment, gene­rant la per­cepció que estàs en un cer­cle viciós?

És obli­gat. Quan esta­blei­xes un límit tem­po­ral, acti­ves el meca­nisme que fa que les per­so­nes resol­guin abans.

Sem­pre. Les reu­ni­ons han de ser introduïdes i con­clo­ses, si s'ha pres una decisió s'ha de des­glos­sar en qui­nes tas­ques es por­tarà a terme, qui i amb quin calen­dari. Encara que només hagi estat un inter­canvi d'opi­ni­ons, també s'han de subrat­llar les idees més impor­tants.