La digitalització de documents (bigger data en el terme estès en anglès) és una altra de les assignatures pendents que tenen les empreses de l'Estat espanyol respecte a la UE. També en això som a la cua.

Segons un estudi de la firma tecnològica Ricoh només un 3% de les empreses de l'Estat espanyol han completat la digitalització dels seus documents i al voltant del 87% no han fet cap mena de transformació.

La firma tecnològica Ricoh ha fet un estudi a partir d'una enquesta a 735 directius de noves tecnologies de 12 països europeus, pertanyents al sector públic i privat, on es desvela que més del 50% de les companyies disposa d'entre cinc i deu anys d'informació emmagatzemada únicament en còpies impreses.

Aquesta realitat té un efecte directe en la productivitat i en els resultats financers de l'organització. Segons l'estudi, quan es triga massa en l'obtenció de dades que es troben disperses per arxivadors, magatzems i soterranis de les companyies i que a més guarden diferents empleats, comporta una despesa considerable. Es calcula que digitalitzar la documentació a les empreses pot suposar un estalvi anual d'entre el 5% i el 20% de les despeses anuals. Però segons els prescriptors de la digitalització, fer el salt no és només una qüestió d'estalvi sinó també de noves oportunitats per generar ingressos.

Les factures electròniques, per exemple, s'aprofiten als comerços per enviar promocions i vals de fidelització als clients, que poden assegurar noves vendes. La previsió és que en set anys el 90% de les factures acabin sent electròniques, faltarà saber quant es trigarà a digitalitzar tota la resta de documents. “El procés de digitalització necessita el seu temps”, diu David Mills, director de Ricoh Europa.

L'emmagatzemament de documentació en paper és a més un problema que pot resultar infinit, i el seu volum es dobla a un ritme accelerat en només 10 mesos. Per si no fos suficient, s'ha comprovat que un percentatge considerable de la informació estratègica acaba perdent-se.

Però no tot és tan positiu en el bigger data. La pota fluixa és la seguretat, i des de Ricoh reconeixen que tot i que es dediquen molts esforços a garantir la protecció de les dades no és un sistema 100% segur.

I a més, en un moment complex com l'actual és cert que l'empresa està més limitada per poder fer inversions extra, i indubtablement la digitalització té unes exigències d'inversió que poden frenar el salt. El director general de Ricoh a l'Estat espanyol, Ramon Martín, explica que no és una qüestió d'inversió sinó sovint depèn de les habilitats dels directius per fer el canvi. “Moltes empreses ja tenen la tecnologia suficient però no les estan aprofitant per fer la conversió dels documents cap a la digitalització”, assegura Martín.

Pel que fa als sectors, curiosament a l'Estat espanyol el que més ha apostat per la digitalització dels documents no ha estat el de les noves tecnologies, sinó el sistema financer, que s'ha convertit en l'avançat de la classe. El segueix el sector TIC i en tercer lloc el de l'energia. En el cas del sector públic, han estat els hospitals els qui més han apostat per aquesta digitalització, especialment en les àrees d'oncologia. Les universitats també han estat més.

A Alemanya són les empreses d'automoció les primeres que van pujar al carro de la digitalització. i a Gran Bretanya, estan empatats el sector públic i el financer.